Битрикс24: как организовать полноценный офис в онлайн-пространстве

Битрикс24 - портал для компании и клиентов

Команда нашей компании, как и любой другой, стремится работать максимально слаженно и эффективно, затрачивая оптимальное количество времени на разработку и выполнение общих задач. Нам необходимо оперативно общаться, ставить и делегировать задачи, помогать друг другу в их решении, коммуницировать с клиентами и т.д. Поэтому для S-WEBS очень важен единый надежный канал связи, единое рабочее интернет-пространство, недоступное для посторонних посетителей. Мы нашли оптимальное для себя решение проблемы – SaaS-систему «Битрикс24».

Кто такие SaaS-провайдеры? Они предоставляют нам, своим клиентам, онлайн-сервисы для взаимодействия сотрудников компаний, а также общения менеджеров с клиентами и партнерами. «Битрикс24» на этом молодом российском рынке – один из самых успешных игроков, популярных и востребованных отечественными корпоративными клиентами. Разработчики этого сервиса – компания «1С-Битрикс», создатели эффективнейшей одноименной CMS и партнеры S-WEBS.

Работать в «Битрикс24», действительно, очень комфортно. Этот онлайн-сервис предлагает несколько возможностей для бизнеса.

CRM от «Битрикс24»

Customer Relaitionship Management, или CRM, – это онлайн-система взаимодействия корпоративных сотрудников друг с другом, с партнерами и клиентами.

В CRM от «Битрикс24» можно создавать и вести базу потребителей наших услуг и партнеров по бизнесу. Например, есть клиент - компания N., для которой мы разработали сайт, предоставили хостинг, ведем рекламные кампании в «Яндекс.Директ», Google Adwords и т.д. Прикрепленным к этому клиенту менеджерам необходимо постоянно вести переписку, созваниваться с ним, выставлять счета, планировать события, вести отчетность и прочие подобные телодвижения. Можно все это делать, создавая отдельные папки для документов, заходит в почтовую службу для получения и отправления писем, звонить с обычного телефона или по скайпу и т.д. Но в «Битрикс24» можно все это делать, не выходя из системы.

Во-первых, можно составлять счета и тут же отправлять их клиенту/партнеру по электронной почте. Все закрытые счета сохраняются в архивах системы, их впоследствии можно применять для составления отчетов. 

Во-вторых, можно планировать в CRM взаимодействия и внутри компании, и с ее клиентами. Ставить и принимать к исполнению задачи от коллег, назначать ответственных за этапы выполнения задач, дедлайны и приоритеты по срокам выполнения. Вся история выполнения задач остается в системе, и руководитель всегда может наглядно отследить, что было сделано подчиненным за рабочий день, например.

В-третьих, можно, не выходя из CRM, составлять и отправлять электронные письма клиентам и партнерам, проводить групповую рассылку. Можно для разных контактов создавать готовые шаблоны писем, чтобы дополнительно ускорить процесс. Установка специального обратного адреса позволяет принимать и сохранять входящие письма в «Битрикс24».

В-четвертых, с помощью CRM можно автоматически переходить на приложения IP-телефонии и таким образом звонить клиенту, не покидая сайт системы.

Наконец, в «Битрикс24» легко и оперативно можно находить нужную информацию с помощью внутреннего поиска, формировать каталоги товаров и даже проводить сделки без привязки к интернет-магазину, формировать отчеты по проведенным сделкам и на их основе анализировать эффективность работы менеджеров.

Если коммерческий сайт разработан на платформе «1С-Битрикс», его можно легко интегрировать с CRM «Битрикс24». Это позволяет вести единую базу клиентов и каждый заказ конвертировать в продажу. В этом случае менеджеры компании могут завершать сделки непосредственно в CRM, которая предоставляет для этого множество эффективных инструментов. Также все лиды с такого коммерческого сайта можно загружать в CRM, чтобы в дальнейшем их отсортировать и трансформировать в сделки. Причем, последние процессы можно максимально автоматизировать. Кроме того, в «Битрикс24» содержатся инструменты, помогающие оперативно создавать отчеты по обработке всех лидов с сайта.

Поскольку не все задачи и документы должны быть общедоступны для участников CRM, можно ограничивать права доступа к ее элементам для конкретных пользователей или пользовательских групп.

Даже не имея доступа к своему компьютеру, сотрудник компании может пользоваться инструментарием «Битрикс24» с помощью мобильного приложения. Правда, пока функционал мобильной версии CRM более ограничен. Так, можно просматривать все нужные документы и прочие данные для работы с клиентами, но вводить в нее данные с помощью смартфона на сегодня не получится. Скачать мобильную версию «Битрикс24» можно с Google Play Market или App Store.

Другие возможности «Битрикс24»

В наше время социальные сети чаще всего сближают и малознакомых людей, и старых друзей, и сотрудников одной компании. Это неудивительно, потому что соцсети изначально подразумевают формат свободного и непринужденного общения. Разработчики «Битрикс24» сделали по-простому гениальный ход, превратив частично интранет-систему (внутреннюю корпоративную сеть) похожей на социальные сети. Так, на «Живой ленте» в «Битрикс24» публикуются все внутренние события: и выложенные фото, и поставленные задачи, и опубликованные отчеты, и прочие новости. Как в «Фэйсбуке» или «ВКонтакте», здесь можно ставить метки «нравится» или оперативно комментировать новости. Таким образом можно проводить оперативные обсуждения, поднимать и решать общие вопросы.

Однако схожесть интерфейса «Живой ленты» с социальными сетями – только поверхностная: помимо инструмента общения, здесь представлен весь характерный для «1С-Битрикс» бизнес-инструментарий. Получается, полноценная имитация обычной корпоративной жизни в интранете: работаешь, а за работой что-то обсуждаешь, где-то пошутишь или сделаешь актуальное пятничное предложение…

Очень важный набор инструментов в «Битрикс24» - работа с задачами. Не только начальник может ставить задачи для подчиненных, каждый сотрудник может самостоятельно создавать ее для себя, разбивая на этапы, отмечая выполненные подзадачи и т.д. Это стимулирует гораздо лучше личного органайзера, ведь работа происходит «на глазах» у коллег и руководителя, что дисциплинирует и придает действиям упорядоченность. По всем закрытым задачам можно легко производить отчеты и анализировать эффективность любого сотрудника компании. Подобно тому, как в соцсетях можно создавать группы, в «Битрикс24» можно организовать групповую работу над проектом.

Сервис «Битрикс24.Диск» позволяет работать со всеми загруженными в систему документами даже при отсутствии подключения к Интернету. В приложении по учету рабочего времени можно планировать корпоративны события, приглашать на планерки и, не «накаляя обстановку» в коллективе, учитывать рабочее время.

За год – 50 тысяч компаний

Ровно год прошел со времени презентации «Битрикс24», когда началось открытое тестирование этой системы. И именно полсотни тысяч отечественных компаний стали использовать этот сервис для организации работы. S-WEBS также все это время успешно пользуется «Битрикс24», и это позволяет оптимизировать рабочее время, эффективность внутренних и внешних коммуникаций.

Со времени запуска «Битрикс24» также были проведены серьезные обновления в сервисе. Совсем недавно, 23 апреля состоялась презентация новой версии системы, в которой и появились мобильная CRM, публичный API и многое другое.

Немаловажно, что для компаний с количеством сотрудников до 12 человек пользование «Битрикс24» сегодня бесплатное с предоставлением 5 Гб дискового пространства. Платные тарифы – «Команда» и «Компания» не ограничивают количество сотрудников в компании, но для первого предоставляется 50 Гб на диске, для второго – 100 Гб.