8 800 302-81-14
8 800 302-81-14
8 800 302-81-14
8 800 302-81-14
14 июля, 2020
Большинство предпринимателей знают систему управления сайтом 1С-Битрикс. Однако программный комплекс Bitrix24 не столь известен. Между тем, этот продукт, объединяющий функции CRM, интернет-магазина, системы управления сотрудниками и коммуникации с клиентами, способен существенно облегчить жизнь предпринимателя. Можно смело сказать, что система является новым словом в управлении бизнесом. Bitrix24 особенно удобен сейчас, когда вопросы удалённого управления всеми процессами стоят столь остро. Чем он хорош и как его использовать рассмотрим далее.
Функционал программного комплекса ориентирован на работу по двум линиям: ведение и контроль продаж и управление персоналом. Система устроена так, что направления дополняют друг друга, усиливают преимущества и компенсируют слабые стороны.
Первая часть сосредоточена в области ведения продаж (её-то составляющей и является CRM). Применяя входящие в неё инструменты, вы:
То есть, эта часть системы помогает автоматизировать «ведение» клиента и снизить зависимость продаж от опыта и квалификации менеджеров, что всегда благо для компании.
Вторая часть программного комплекса решает ещё одну не менее важную проблему предпринимателей. Она помогает управлять компанией, то есть облегчает выполнение функций руководителя. Инструменты, входящие в эту часть, позволяют ставить задачи, контролировать сотрудников, мотивировать их, формировать традиции и нужную вам корпоративную культуру. Кроме того, они облегчают горизонтальные коммуникации в компании и позволяют при желании внедрить проектную систему управления, которая на сегодняшний день является наиболее конкурентоспособной.
Блок CRM обеспечивает управление продажами. Здесь собираются все обращения потенциальных и реальных клиентов - заказчиков, покупателей. В системе эти обращения называют заказами и лидами. Лид после обработки становится сделкой или просто контактом. Вся история работы с клиентом будет зафиксирована в CRM. Вы не потеряете ничего: все письма, разговоры, информация о клиенте и ответственных менеджерах, даты изменения статуса лида или заказа, встречи с клиентом в любой момент доступны для просмотра и анализа. Обеспечивается это встроенными в систему сервисами.
Заметим, что работа этого раздела во многом зависит от настройки. Например, можно сделать так, что лидами будут становиться только обращения от оптовых клиентов и/или партнёров, а звонки или письма покупателей — сразу попадать в раздел заказов. При правильной настройке CRM не только отправит контрагенту письмо, подтверждающее получение вопроса или заявки, но и переведёт сам «месседж» тому, кто за это отвечает, и автоматически выведет менеджера на звонок. Более того, Bitrix24 самостоятельно зафиксирует факт прохождения оплаты заказа, без помощи сотрудников передаст его на сборку и отправку.
Этот инструмент собирает контакты из 12 источников:
Попадая в систему, письма и звонки в порядке очереди самостоятельно распределяются по работающим в системе менеджерам. Если этот клиент в базе уже есть, то его сообщение попадёт к сотруднику, отвечающему за ведение этого клиента. Обращения, на которые никто не ответил, через заданное время снова возвращаются в очередь.
Менеджеры видят сообщение и отвечают на него в чате Bitrix, а клиент получает ответ там же, откуда он обратился в компанию, например, в Viber или ВКонтакте. Таким образом, благодаря Открытым Линиям вы :
Встроенная программа телефонии — одна из наиболее важных. Всё-таки пока клиенты предпочитают общаться по телефону. Используя этот блок в Bitrix24, вы, в первую очередь, правильно «открываете» контакт с клиентом – позвонив, он слышит голосовое приветствие, в которое можно вставить информацию о новой акции компании.
Позвонившего автоматически соединяют с менеджером. Если клиент есть в CRM, то звонок примет «его» менеджер, если нет – тот, кто свободен. Человеку не приходится ждать, а значит, вы не теряете даже самых нетерпеливых заказчиков. Удобно и то, что менеджер видит в системе все сведения по этому клиенту, то есть разговор будет кратким, результативным, а диалог – приятным. Заказчикам нравится, когда их сразу узнают.
В тех случаях, когда клиенту всё-таки не ответили, у вас остаётся номер, по которому можно перезвонить. Все разговоры записываются, так что в любой момент вы имеете возможность «поднять» нужную информацию или просто проверить, соблюдают ли ваши менеджеры сценарии и правила общения с заказчиком. Все записи хранятся в карточке клиента.
Для работы в этом сервисе вы можете арендовать новый номер, интегрировать систему с имеющейся SIP-телефонией или привязать её к имеющемуся номеру. Если необходимо, звонки «перебрасываются» на мобильный, при этом все возможности сохраняются полностью.
E-mail-трекер – наиболее привычная часть Bitrix24. Вы можете завести себе и сотрудникам почтовые ящики непосредственно в системе, подключить ваш домен или популярные почтовые сервисы (Gmail, mail.ru и пр.). Письма, включая вложенные файлы, сохраняются в базе данных. Они попадают в карточку клиента, а при первичном обращении создают новый лид.
Этот сервис устанавливается на вашем сайте, он интегрируется с любой CMS. В него входят форма обратной связи, online-чат и обратный звонок. На сайте можно установить все три составляющие комплекса либо любую из них по вашему выбору. Виджет бесплатный, средства тратятся только на звонок клиенту - столько же, сколько вы платите за все исходящие звонки.
Комплексный виджет заметно увеличивает продажи, так как клиента можно консультировать в режиме реального времени, отвечать на его вопросы, работать с возражениями, а заодно и влиять на продвижение вашего сайта через поведенческие факторы. Минус здесь только один – многое зависит от менеджера, который будет работать с поступившими обращениями. Если он недостаточно хорош – продажи не вырастут.
Управление любым делом немыслимо без анализа происходящего. В Bitrix24 есть модуль аналитики, который формирует отчёты по заданным параметрам, сводит их в таблицы и диаграммы, помогая увидеть главное.
В систему заложены распространённые формы отчётов, их вы получите за пару кликов мышки. При желании можно настроить собственную отчётность, которая тоже будет формироваться автоматически. Если вы зададите время «сборки» и доставки отчёта в блоке бизнес-процессов, вам не придётся об этом помнить – забыв в текучке запросить отчёт, вы ничего не упустите.
Сервисы этой части помогут тратить меньше времени на рутинное управление текущей работой сотрудников. Постановка и контроль задач, внутренний документооборот, планёрки и поддержание дисциплины – всё это вы будете делать в автоматическом режиме, освобождая время для управления бизнесом или отдыха.
Здесь бьётся внутренний пульс компании: сюда менеджеры пишут сообщения, здесь вы отдаёте распоряжения или обсуждаете проблемы с сотрудниками, в ленте проводятся внутренние опросы и пересылаются файлы. Это в разы ускоряет продвижение информации, помогает людям трудиться вместе. Лента поможет и в мотивации работников – отправить поздравление, выразить благодарность – индивидуально или публично. При необходимости, к ленте подсоединяется Экстранет – и в работу включаются внештатные сотрудники или привлечённые в проект фрилансеры. При этом все сообщения, вся история остаётся в системе.
Что это даёт лично вам:
Этот сервис поможет вам выдавать работникам задания и контролировать их выполнение. Достаточно просто создать задачу в системе, а о том, как движется дело, система доложит вам автоматически. Здесь же создаются проекты, в которых одновременно работают люди из разных подразделений. Каждый из них выполняет свою часть, и вы опять-таки видите по переписке в комментариях к заданию – кто старается, кто «тормозит». Появление возле задачи красного значка покажет вам, что сотрудники не справляются, и вопрос требует вашего внимания. Что приятно – вам не надо об этом помнить, вся информация приходит вам от системы автоматически.
Совещания по отчётам, планам и презентациям «съедают» массу времени. Иногда даже собраться в одном месте непросто. Bitrix24 решает эту проблему – теперь работать вместе можно в сервисе Документы. Благодаря ему, несколько человек могут обсуждать документ, вносить правки, корректировать тексты. Чтобы оценить, насколько это удобно, достаточно вспомнить процесс согласования любого договора: юристы, бухгалтерия, отдел продаж месяцами утрясают формулировки. Здесь же всё делается за считанные дни.
Приятный бонус – вам больше не нужно приобретать лицензионный Microsoft Office для каждого сотрудника. Можно интегрировать Bitrix24 с Google Docs и работать в привычных форматах. Все документы сохраняются в системе. Их легко найти, используя строку «Поиск».
В список возможностей Bitrix24 входит ещё и Диск, где хранятся все используемые в работе документы, выгрузка отчётов из 1С, социальная мини-сеть компании Bitrix24.Network, в которую можно пригласить партнёров и контрагентов. Через сервисы Bitrix24 проводятся сеансы видеосвязи, участвовать в которых могут до четырёх человек одновременно. Система не стоит на месте, в ней постоянно появляются новые функции, призванные помочь бизнесу работать эффективнее.
Сервис Процессы даст вам дополнительное время без увеличения рабочего дня. Формирование и оплата счетов, обработка заявлений на отпуск, командировочных и авансовых отчётов занимают целые часы. Всё Bitrix24 может выполнять автоматически – достаточно просто настроить бизнес-процессы. В документах не будет ошибок, все они будут готовы вовремя, вы освободитесь от контроля рутинных процессов, а сотрудники займутся тем, что действительно приносит прибыль.
Блок HR облегчит работу вашему менеджеру по персоналу или тому, кто выполняет эти функции. Здесь можно найти любого сотрудника, заглянуть в его личную карточку, оценить эффективность. Этот блок помогает помнить о днях рождения, организовывать и проводить соревнования, в которых победитель выигрывает виртуальную валюту компании – словом, превращает группу людей в коллектив. Именно здесь ставятся общие цели, обсуждаются проблемы. Здесь формируются лояльность сотрудников и корпоративные традиции, которые невозможно оценить деньгами, но без которых люди попросту не работают.
Косвенное отношение к этому блоку имеют управление рабочим временем и календарь, который сотрудники ведут самостоятельно. Функция контроля показывает вам, когда сотрудник пришёл, когда ушёл, на сколько задержался на работе – и вы всегда можете проверить причины и понять, нужен вам такой человек или нет.
Календарь же показывает, какие встречи запланированы, в какие дни удобнее провести совещание. Там же появится поставленная вами задача, и работник её обязательно увидит. Ваш собственный календарь напомнит вам о встречах, звонках и переговорах – достаточно просто вписать их в соответствующие ячейки.
Для того чтобы использовать все возможности Bitrix24, его надо настроить под ваши нужды и нужды вашей компании. Сделать это можно самому или пригласить специалиста. Однако какой бы путь вы ни выбрали, эта система будет работать на вас и для вас, а вы наконец-то сможете стать владельцем бизнеса, а не его слугой.
